De 5 grootste uitdagingen op het gebied van Spreken Ambtenaren Ministerie J&V 

Hoe zorg je dat je duidelijk bent zonder de relatie of je carrière op het spel te zetten?

Hiërarchie werkt vaak beklemmend: tegenspraak gaat per definitie over je uitspreken tegen je meerdere. Bovendien kan je carrière op het spel staan. Stelling nemen is spannend, al helemaal als je met naam en toenaam in (sociale) media belandt.  

De meeste ambtenaren hebben meer moeite met duidelijkheid dan met de relatie. In andere woorden: mensen zijn eerder te voorzichtig dan te duidelijk.

Als je hier als ambtenaar niet in getraind bent, kleur je in toon vaak mee met de inhoud. Een kritische inhoud op een kritische (harde) toon stellen. Of juist de inhoud heel voorzichtig formuleren (“Ik denk, misschien, een beetje, zegmaar, dat het wellicht niet helemaal klopt wat u zegt”) uit angst te bekritiseren.

De uitdaging is om tegenspraak te bieden op een manier die bij jou past én die de relatie niet onder druk zet. Lukt dit niet, dan verlies je of het contact of invloed op het resultaat.

Oftewel: moeilijke materie begrijpelijk maken.

Veel ambtenaren moeten beleid maken en beleid schrijven. Vervolgens moeten zij dat beleid ook uitleggen op een begrijpelijke manier. Aan ministers, burgers en collega’s, media of zakelijke partners.

Hoe doe je dat zonder te veel jargon te gebruiken? Hoe selecteer je de belangrijkste punten uit een onderwerp waar je zelf heel veel van weet?

Spreken over beleid is iets anders dan het schrijven. Regelmatig hebben we in onze trainingen iemand die zegt:

‘ja maar het beleid is toch duidelijk, het staat hier toch helder beschreven?’

In een gesprek of overleg heb je daar niet veel aan. Dan zit jij met iemand aan tafel. Iemand met een ander referentiekader, een ander (werk)jargon, andere belangen en een ander leven. En dan spreekt het beleid niet voor zich. Als je de vertaling kan maken naar het referentiekader van die ander, behaal je in deze situaties veel sneller het gewenste resultaat. 

Er gebeurt een hoop met de kwaliteit van je boodschap onder druk. Stamelen, kleiner maken, wollig formuleren. Veel ambtenaren zijn opgeleid in de inhoud en kunnen goed schrijven. Spreken is onderbelicht. Ze ervaren veel zenuwen, ze beginnen te ratelen, ze herhalen zichzelf vijf keer in net iets andere woorden. Ze gaan sneller spreken en praten door nadat hun punt gemaakt is.

En terecht, als ambtenaar sta je regelmatig in situaties waarin de druk hoog is. Hiërarchische situaties met leidinggevenden, kritische gesprekken met burgers, wanneer je jouw beleidsvoorstel moet verdedigen in een vergadering. Bewaar maar eens de rust als er zoveel op het spel staat.

Uiteraard streven ambtenaren ernaar hun werk objectief te doen. Maar: mensen zijn nu eenmaal niet objectief en hebben een mening over alles. Je kunt proberen op kantoor te komen, je persoonlijkheid aan de kapstok te hangen, en perfect objectief en neutraal te zijn. Dat hou je niet vol, dat is onmenselijk.

Daarom moet je je persoonlijkheid gedoseerd mee nemen als professional. 

Als je spreekt, kleuren je persoonlijkheid en mening je manier van spreken. Ook als je niks zegt, laat je wat zien. Als iets over jouw persoonlijke grenzen gaat heb je een afweging te maken. Spreek ik me uit of niet? Jezelf gedoseerd meenemen in een professionele context is niet alleen gezonder, maar maakt je ook een betere gesprekspartner. 

De balans vinden tussen de context waarin je werkt en wie jij persoonlijk bent, is een grote uitdaging voor veel ambtenaren (en trouwens ook voor heel veel andere professionals). 

Ambtenaren ervaren nogal wat weerstand als zij spreken. De overheid is niet in alle kringen een geliefde gesprekspartner. Beleid dat na een kabinetswissel haaks staat op de vorige plannen. Omwonenden vertellen wat er met hun wijk gaat gebeuren. Coffeeshopeigenaren verplichten met een geautomatiseerd betalingssysteem te werken. Hoe vind je een balans tussen duidelijkheid en contact?

Duidelijk bij je doel en je boodschap blijven, en tegelijkertijd openstaan voor wat de ander te zeggen heeft? Hoe blijf je rustig als iemands weerstand heel zichtbaar en verbaal is? Soms ronduit agressief? Hoe verbind je je persoonlijk maar hou je het gesprek zakelijk?

Dit is een uitdaging die steeds groter wordt – zeker omdat in veel beleidsplannen ‘naar buiten gaan’ en ‘de burger centraal zetten’ steeds belangrijker wordt gevonden. Als ambtenaar heb je je dus te verhouden tot deze weerstand in de samenleving. 

Spreken is een vaardigheid die je leert door te doen. Met de juiste technieken en vaardigheden om jezelf aan te sturen. Wij noemen dat regie nemen over hoe je overkomt in interactie. Dat is aan te leren, en dat zien we ook in onze modules en trajecten bij het Ministerie van Justitie en Veiligheid. De resultaten spreken voor zich. Ambtenaren voelen zich zelfzekerder en ervaren meer controle over hoe zij overkomen in spannende situaties. 

We blijven onze modules ontwikkelen. Zodat we elke keer weer beter in staat zijn om ambtenaren te helpen in hun werk effectief en zelfzeker te communiceren.